Gérer les adhésions
Pour recevoir l’adhésion, voir la page dédiée à ce sujet ici : https://www.association-ephemere.org/comment-ajouter-une-adhesion.
Au moment de remettre la partie supérieure de la feuille à la MJC La Prairie, il faut remettre à la personne de l’accueil un chèque d’une valeur de 17€ par adhésion complète (voir ci-dessous « Payer par chèque »)
Tenir les comptes
Le trésorier tient à jour un fichier, papier ou numérique, traçant l’ensemble des transactions effectuées par l’association. Tant qu’il est possible de tracer tout ce qui a été dépensé ou perçu, libre à vous de l’organiser comme bon vous semble. Voici la structure que j’ai utilisée :
- Date : Date de la transaction. Pour un chèque, j’indique la date à laquelle il a changé de mains, pas celle à laquelle il a été encaissé.
- Libellé : Nom de la transaction. Par exemple « Adhésion complète de NOM Prénom », « Hébergement Internet », etc.
- Catégorie : Permet de grouper aisément les transactions pour le bilan de fin d’année : il suffit de faire un pivot sur cette colonne pour avoir le bilan financier.
- Type : Généralement « Chèques », « Espèces » ou « Virement ». Parfois des modes de transactions plus exotiques comme « PayPal » ou « HelloAsso »
- Entrant : La valeur en euros perçue lors de la transaction.
- Sortant : La valeur en euros dépensée lors de la transaction.
- Cumul : Somme des deux colonnes précédentes avec la valeur Cumul de la ligne précédente. Cette colonne est optionnelle, mais permet de suivre, en cours d’année, l’état des comptes.
- Notes : Détails au sujet de la transaction : justification de la dépense, statut du chèque (Encaissé ou À encaisser), numéro du chèque émis, numéro de facture, etc.
En complément de la liste des transactions, une autre feuille du fichier devrait être utilisée pour garder une trace des fonds de l’association par support : caisse, compte courant, livret A, PayPal, HelloAsso, etc.
Ce pages sont plus simples à maintenir : il suffit de faire un relevé de situation régulier pour chaque support. Pour la caisse, c’est compter le nombre de pièces et billets puis en faire la somme. Pour les autres comptes, il s’agit de se connecter à l’interface de gestion pour relever le solde.
En combinant ces relevés avec la liste des transactions, il doit être possible de déterminer quelle était la situation financière de l’association à tout moment de l’année. Bien entendu, les soldes doivent rester cohérents avec les transactions.
Payer par chèque
Pour pouvoir payer par chèque, il faut au préalable être enregistré auprès de la banque, afin que la signature soit acceptée.
Contrairement à un chéquier pour les particuliers, le chéquier de l’association est au format dit « Correspondance », c’est à dire qu’il a deux talons : un à gauche et un en haut.
Le talon supérieur est destiné au bénéficiaire, il doit toujours être attaché au chèque lors du paiement. Le talon latéral est pour le trésorier, et permet de garder une trace de ce qui a été payé, quand, pour quelle somme, et avec quel numéro de chèque.
Une fois le chèque encaissé, son numéro apparaîtra sur le relevé de compte. Il convient alors de marquer sur le talon que le chèque a été encaissé (ou au moins de le cocher). Si le chèque n’est pas encaissé dans un délai raisonnable, il faut faire un rappel au bénéficiaire, car le chèque expire un an après sa rédaction.
Percevoir un chèque
Les chèques perçus doivent être à l’ordre de « Association Éphémère ».
Pour encaisser le chèque, il faut tout d’abord l’endosser en écrivant le numéro du compte courant au dos, puis en signant à côté. Il faut ensuite remplir le coupon de remise de chèque. Fourni par la banque, celui-ci doit contenir la liste des chèques (de 1 à 5 chèques en général) avec pour chacun le nom de l’émetteur, de la banque de celui-ci et le montant du chèque. Un talon ou une copie carbone permet de garder une trace de l’encaissement. Les chèques et le coupon de remise peuvent alors être placés dans une enveloppe et remis à la banque.
Établir un devis
Un devis permet d’annoncer officiellement à un client le prix d’une prestation. Une fois que le client accepte le devis en le signant, il valide la commande.
Les coordonnées du client et du fournisseur doivent apparaître clairement sur le devis, ainsi que la description de la prestation et le coût associé. Les informations telles que les numéros SIREN, SIRET et code APE peuvent être trouvées sur l’espace de stockage (« Cloud ») Éphémère. Les coordonnées du client ne sont pas toujours celles de l’établissement dans lequel a lieu l’animation : une médiathèque peut par exemple demander à ce que le devis soit adressé à la mairie dont elle dépend.
Le prix devrait a minima couvrir les frais de déplacement, de bouche et de matériel des animateurs.
Les anciens devis sont disponibles dans les archives de l’espace de stockage, il ne faut pas hésiter à s’en inspirer.
Établir une facture
La facture ressemble beaucoup au devis, et devrait normalement être du même montant.
La facture est envoyée au client dès que la prestation a été effectuée. Il est important de noter une date butoir pour régler la facture, car sinon certaines collectivités feront traîner le paiement aussi longtemps qu’elles le souhaitent (par exemple la mairie de Lisieux…).
Une fois la facture expédiée, il convient de s’assurer qu’elle soit payée dans les temps, et envoyer des rappels au clients si ce n’est pas le cas.
Il est souvent nécessaire d’envoyer un Relevé d’identité Bancaire (RIB) au client en même temps que la facture afin que celui-ci puisse régler par virement bancaire. Cela étant dit, certains clients préféreront régler par le biais d’un chèque expédié par voie postale.